Domainverwaltung (2): Domainadministration im Unternehmen

Im ersten Teil des Artikels haben wir geklärt, wie man für Unternehmen ein ideales Domain-Portfolio zusammenstellt. Wenn das Unternehmen wächst und das Portfolio an Umfang zunimmt, sollten im nächsten Schritt feste und eindeutige Strukturen zur Domainverwaltung im Unternehmen etabliert werden.

Leider gibt es bislang noch keine wirklich etablierten Standard-Prozesse zur Domain­verwaltung im Unternehmen.

Häufig gilt die IT-Abteilung als zuständig, da die Domains auch technisch eingerichtet werden müssen. Die meisten Entscheidungen für Registrierungen werden jedoch im Marketing getroffen. Bisweilen ist auch die Rechtsabteilung involviert, wenn Markenschutz erreicht werden soll. Das Controlling und die Buchhaltung benötigen Zugriff auf Kosten und Rechnungen.

Manchmal wird die Domain­verwaltung für ein Unternehmen auch über Drittanbieter, wie die zuständige Internetagentur oder Digitalagentur, geleistet. Also, z. B. von uns. Wir freuen uns natürlich über Anfragen zur Domainverwaltung von unseren Kunden. 🙂

Wer auch immer letztlich für die Domainverwaltung zuständig ist, sollte folgende Anforderungen sicherstellen können:

• Übersicht über alle Domainnamen, die das Unternehmen hält
• Kostenaufstellung (z. B. jährliche Domainkosten, Treuhänder-Kosten, Verwaltungskosten, verdeckte Technikkosten)
• Registrar-Übersicht (Bei welchem Dienstleister sind welche Domains registriert?)
• Übersicht über alle offiziell eingetragen Kontaktpersonen (Domain-Inhaberkontakt oder Treuhänder)
• Zugriff auf die Nameservereinträge (DNS) der Domains (Interface oder eigener Nameserver) bzw. eine Dokumentation, wer im Unternehmen auf diese Einträge zugreifen kann.
• Zusatzdaten zur Domainhistorie (z. B. Erstregistrierung, ursprüngliches Projekt, Vorbesitzer, Nutzungsart, Auftraggeber, Konflikte/Disputes)
• Archivierung der benötigten Dokumente (Internationale Markeneinträge, Spezialanträge etc.)

Es gibt für diese Aufgaben und die speziellen Anforderungen von Unternehmen leider auch keine wirklich allumfassend passende Tools. Die meisten angebotenen Domain­verwaltungs­tools sind in ihren Funktionen eher auf Domain-Reseller oder Online-Marketer zugeschnitten.

Da es die optimale Software nicht gibt, sollte eine Verwaltung über Tabellen­kalkulations­listen oder einfache Datenbanken für Domainverwaltung in den meisten Unternehmen ausreichend sein.
Wichtig ist vor allem die regelmäßige Aktualisierung der Daten.

Die Bedeutung der Dokumentation der Domainhistorie wird übrigens häufig unterschätzt. Gerade wenn es zu Markenrecht­konflikten kommt, kann es enorm wichtig sein, die genaue Geschichte der Domain lückenlos rekonstruieren zu können.

Bei den Registraren kann z. B. ein Massenprovider für günstige Standard-TLD und zusätzlich ein Spezialist für Auslands­registrierungen oder Sunrise-Registrierungen von neuen Domainendungen gewählt werden. Für den Spezialisten spricht der bessere Service bei Problemfällen, wenn Markenrechts­nachweise, bürokratische Urkunden­beglaubigungen oder ein Treuhänder vor Ort notwendig werden.

Leider stellt sich in schon länger etablierten Unternehmen bei Nachforschungen häufig heraus, dass über Jahre hinweg Domains für Spezialprojekte von unterschiedlichen Abteilungen bei vielen unterschiedlichen Registraren gebucht worden sind. Hier empfehlen wir eine Konsolidierung der Registrare durch die neue, zentrale Domainverwaltung. Nicht zuletzt freut es auch das Controlling, wenn beim neuen Hauptregistrar ein schöner Mengenrabatt ausgehandelt werden kann.

Bei den meisten der verbreiteten Toplevel-Domains (TLD) muss heutzutage noch – neben dem Unternehmen als Eigentümer – eine natürliche Person als administrativer Ansprechpartner (Admin-C) eingetragen werden. Wir empfehlen dafür eine Person zu wählen, die langfristig an das Unternehmen gebunden ist (z. B. ein Inhaber oder Geschäftsführer). Das hat den Vorteil, dass der Admin-C nicht ständig aktualisiert werden muss, auch wenn die eigentlich für die Domainverwaltung zuständigen Mitarbeiter gelegentlich wechseln.

Bei der verpflichtend abgefragten Mailadresse für den Admin-C empfehlen wir einen Mailverteiler wie domains@firmenname.de zu verwenden. Auf diesem Mailverteiler kann (aber muss nicht) auch der offizielle Admin-C erreichbar sein. Es sollten aber auf jeden Fall die zuständigen Domain-Verantwortlichen (und deren Vertreter) auf diesem Verteiler stehen, um bei Notfällen (z. B. Rechtsverstöße oder unautorisierte Domainübernahmen) schnell handeln zu können.

Auch bei den Kontaktpersonen trifft man in etablierten Unternehmen oft auf historisch begründeten Wildwuchs. Im schlimmsten Fall stellt sich nachträglich heraus, dass die Domain für ein Nebenprojekt vor Jahren von einem bereits pensionierten Mitarbeiter mit einer inzwischen erloschenen, privaten E-Mail-Adresse bei einem aufgegebenen Hoster registriert wurde. Eine solche Domain dann auf die neuen Ansprechpartner umzustellen kann schwierig und zeitaufwändig werden (obwohl es für .de-Domains inzwischen Auth-Code 2 als Alternative gibt). Trotzdem sollte man sich die Mühe machen, hier überall den aktuellen, zentralen Ansprechpartner eintragen zu lassen.

Für einige Auslandsdomains muss aber auf jeden Fall ein lokaler Ansprechpartner nachgewiesen werden. Dabei kann ein Mitarbeiter der lokalen Niederlassung oder ein Handelsvertreter diese Aufgabe übernehmen. In jedem Fall sollten die Kontaktdaten intern sorgfältig dokumentiert werden. Besonders, wenn es nicht möglich sein sollte, die zentrale Domain-Mailadresse des Unternehmens als Mailkontakt einzutragen. Im schlimmsten Fall kann es vorkommen, dass der lokale Handelsvertreter kündigt und danach den direkten Konkurrenten vertritt. Daher empfehlen wir im Zweifel immer einen vom Spezial-Registrar gestellten Treuhänder zu wählen, auch wenn dadurch eventuell zusätzliche Kosten entstehen.

Zu Beginn reicht für viele Unternehmen das Domainverwaltungs-Interface des Registrars, um für den Webauftritt und die Mailserver die nötigen Einstellungen und Einträge in den Zone-Files für die jeweilige Domain vornehmen zu können. Bei der Providerwahl sollte daher ausschlaggebend sein, dass das DNS-Verwaltungs-Interface alle erforderlichen Einträge frei vornehmen kann. Standard-Einträge sind z. B. IP-Adresse, CNAME (Alias-Namen) für den Webserver, Mailserver-Prioritäten oder freie Texteinträge zur Verifizierung von Analysediensten und Software-Registrierung.

Im Zweifel werden diese Einträge eher von der IT-Abteilung vorgenommen. Für die Hauptdomain eines Unternehmens kann es sinnvoll sein, Subdomains (z. B. zur Einrichtung der lokalen Firmennetze) an interne Nameserver zu delegieren.

Die zentrale Domainverwaltung sollte stets darüber informiert sein, wer Zugriffsrechte auf die Nameserver­einträge besitzt und der passende Ansprechpartner für neue Einträge für die Domain ist.

Bei einem größeren Domain-Portfolio lohnt sich unter Umständen die Einrichtung eines eigenen Nameservers (DNS) in der Unternehmens-IT, wodurch mehr Einfluss auf die Einträge ausgeübt werden kann. Der gewählte Registrar sollte diese Option unterstützen und auch entsprechende sekundäre Nameserver in einem anderen IP-Netz als Slave einrichten können.

Es ist vorteilhaft, wenn es im Unternehmen einen zentralen Ansprechpartner für die Verwaltung des Domain-Portfolios gibt.

Als Ziel einer zentralen Domain­verwaltung empfehlen wir sowohl die Zahl der unterschiedlichen Registrare, als auch die Zahl der offiziell eingetragenen Kontaktpersonen so niedrig wie möglich zu halten.