Warum jedes PIM-Projekt anders ist

So oder so ähnlich könnte der Untertitel eines Buchs über die Einführung von PIM-Lösungen in Unternehmen lauten.

Doch zunächst einen Schritt zurück: Der Abkürzung nach bedeutet PIM zunächst "Produktinformationsmanagement". PIM-Systeme tragen viele Informationen zusammen, die im Unternehmen über ein Produkt bekannt sind. Im Unterschied zu ERP-Systemen (Enterprise Resource Planning), die sich um alle Daten kümmern, die ein Produkt verkaufsfähig machen, fokussiert sich ein PIM-System allerdings rein auf die vertrieblichen Informationen. So finden sich im PIM z.B. Abmessungen, Produkteigenschaften und Medien wie Bedienungsanleitungen und Datenblätter. Preise und Bestandsinformationen gehören hingegen nicht hinein.

Damit sind wir aber bereits beim ersten praktischen Problem: Viele Kunden gehen in ein solches PIM-Integrationsprojekt mit der Erwartungshaltung, endlich eine globale Sicht auf alle Informationen ihres Sortiments zu bekommen. Oft hört man in Managementkreisen: "Dann sehe ich endlich einmal alles an einer Stelle". Tatsächlich lässt sich das sogar so machen – allerdings hätte man dann das Thema deutlich verfehlt und Daten in das PIM gebracht, die dieses weder verwalten kann noch will.
Merke: Ein PIM ist kein Dashboard für das Produktsortiment.

Apropos Produktsortiment: Der erste Schritt in jedem erfolgreichen PIM-Projekt ist es, das eigene Produktmodell im PIM abzubilden. Grundsätzlich unterscheidet man Produkte (z.B. "T-Shirt") und Artikel, d.h. Ausprägungen von Produkten (z.B. T-Shirt, Größe 56, Farbe rot). Bereits hier wird es spannend. Nicht alle Softwareprodukte folgen diesen Bezeichnungen, Shopware z.B. unterscheidet in Artikel und Varianten. Es ist also Vorsicht angesagt.

Das so aufgebaute Sortiment wird jetzt in einen Klassifizierungsbaum einsortiert. Hierbei geht es nicht um die spätere Darstellung in Shop, Marktplätzen oder Printprodukten, sondern rein um die Zusammenfassung gleichartiger Artikel. Der Klassifizierungsbaum wird dabei von oben nach unten immer spezifischer. Ein Pfad innerhalb des Baumes könnte also beispielsweise sein:

Werkzeug -> Elektrowerkzeug -> Akkuwerkzeug -> Akkuschrauber

Die Idee ist dabei, dass beispielsweise jedes Akkuwerkzeug Eigenschaften besitzt, die es von der Klassifizierung "Elektrowerkzeug" erbt, z.B. die elektrische Leistung. Gleichzeitig besitzt aber ein "Akkuwerkzeug" Eigenschaften, die nicht jedes Elektrowerkzeug besitzt, wie etwa die Akkuspannung.

Der Klassifizierungsbaum dient dazu, die Datenqualität zu steigern, da jede Klassifizierungsebene Pflichtfelder einführen kann. Beim genannten Akkuwerkzeug ließe sich z.B. die Akkuspannung als Pflichtfeld definieren. Das PIM zwingt so den Redakteur, sich genau mit dem Artikel auseinanderzusetzen und ggfs. fehlende Informationen beim Lieferanten einzuholen.

Gerade an diesem Schritt trennt sich in der Praxis oft die Spreu vom Weizen. Wenn Ihr hier nicht sauber arbeitet, habt Ihr hinterher das Problem, dass unter Umständen nicht eindeutig ist, in welche Klassifizierung ein Artikel gehört. Behaltet immer im Hinterkopf: Es geht nicht um die Kategorien im Onlineshop, sondern rein um die Frage "Was macht den Artikel aus und worüber definiert er sich?"

Gute Klassifizierungen haben noch einen weiteren Vorteil: Sie können festlegen, wann ein Produkt oder Artikel soweit gepflegt ist, dass es in die einzelnen Kanäle geleitet werden darf. Damit legt man einen Mindeststandard fest, den jeder Artikel inhaltlich erreichen muss. Unschönheiten wie Artikel ohne Bild oder Beschreibungstext gehören damit der Vergangenheit an, weil das PIM im Zweifel verhindert, dass ein Artikel veröffentlicht wird. Neben einer eventuell bestehenden vertrieblichen Sperre, die ein ERP bereitstellt, kann ein PIM damit eine redaktionelle Hürde bilden, die der Artikel nehmen muss. Außerdem ist es so möglich, einen Artikel z.B. aus einem englischsprachigen Shop herauszuhalten, bis alle Inhalte vollständig übersetzt worden sind.

So oder ähnlich kann jedes PIM-Projekt funktionieren, wenn man auf der sprichwörtlichen "grünen Wiese" starten könnte. Die Realität sieht leider anders aus.: Viele PIM-Systeme verursachen – gerade in der Anfangsphase des Projektes – erhebliche Kosten. Da wären zum einen die reinen Lizenzen für das eingesetzte Produkt. Sinnvollerweise behandelt man die genannten Themen im Rahmen einer Workshopreihe und involviert möglichst frühzeitig alle Stakeholder des Unternehmens. Das bindet zwar Personal und relativ viel Zeit, zahlt sich aber schnell aus und steigert die Akzeptanz des Projekts.

Der Teufel steckt allerdings häufig in den (technischen) Details. Daher ist es wichtig, zusätzlich zu dem Projektteam, das inhaltliche Entscheidungen trifft, gleichzeitig auch ein technisches Team zusammenzustellen. Dieses sollte neben hauseigenen ITlern immer auch aus Entwicklern und Ansprechpartnern des PIM-Herstellers bestehen. Oft kommt es in der Implementierungsphase zu Problemen an verschiedenen Stellen, die man genau dann aber entsprechend schnell lösen kann, wenn "der Dienstweg kurz genug ist". Hier können dann auch bereits die praktischen Erfahrungen mit den bestehenden Systemen einfließen.
Denn die schönste Vertriebspräsentation nutzt nichts, wenn das Projekt hinterher ins Stocken gerät, weil etwa spezielle Anforderungen des Unternehmens nicht bekannt waren und somit nicht berücksichtigt werden konnten.

Prüft unbedingt im Vorfeld, ob die geplante PIM-Lösung allen Anforderungen gerecht wird. Klärt, ob die Software alle Use-Cases abdeckt. Wichtig sind insbesondere Schnittstellen zu allen Bestandssystemen oder die Möglichkeiten, diese zu schaffen. Aber auch Faktoren wie Skalierbarkeit können bei umfangreichen Installationen wichtig werden.

Versucht nicht, Euer komplettes Produktmodell mit dem PIM umzukrempeln. Eure Mitarbeiter sind schließlich wie alle Menschen "Gewohnheitstiere". Wenn Ihr ihnen schon ein neues System zur Datenpflege vorsetzt, überlasst Ihnen zumindest in Sachen Inhalten gewohntes Terrain. Geht behutsam vor – führt das System ein, sammelt Erfahrung und ändert erst danach peu à peu den Prozess oder stellt Mechanismen um.

Dann klappts auch mit dem eingangs erwähnten "außergewöhnlichen Problem" und das Projekt wird außergewöhnlich gut.